Zo houd je mensen wél vast: onboarden met impact
Zonde, je hebt tijd en energie in hen gestopt. Je doet er alles aan om ervoor te zorgen dat mensen zich snel thuis voelen. In je onboarding staat toch álles wat mensen nodig hebben voor een vliegende start: van de ins and outs van de software tot handige weetjes over arbeidsvoorwaarden.
Wat gaat hier mis?
Te weinig informatie was nooit het probleem.
Een gebrek aan verbinding wel.
De schreeuw naar personeel is niet eerder zo groot geweest.
Maar liefst 90% van alle werkgevers ervaart een tekort aan voldoende werknemers. Dat blijkt uit onderzoek van werkgeversvereniging AWVN (2023). Werkgevers rapporteren een gemiddeld personeelsverloop over 2022 van maar liefst twaalf procent. Slechts één op de tien Nederlanders voelt zich écht betrokken bij het werk dat die doet (Gallup, 2022).
Gelukkige medewerkers hebben veel impact op een organisatie. Ze presteren beter en dragen bij aan het succes van je bedrijf. Daniel Pink (2009) noemt drie vitale elementen voor intrinsiek gemotiveerde werknemers. Autonomie: het gevoel zelf keuzes te kunnen maken, vrij te zijn in de manier waarop je je werk doet. Meesterschap: het gevoel dat je steeds beter wordt in wat je belangrijk vindt. En het derde element, misschien wel het belangrijkste:
Zingeving
In het boek Free Agent Nation (2001) interviewt Daniel Pink mensen die ontslag hebben genomen bij hun bedrijf. Hij merkt op dat dezelfde uitspraak keer op keer terugkomt:
“I felt I wasn’t making a contribution.”
Mensen willen ervaren wat zij bijdragen. Ze willen een gevoel van purpose ervaren. Ze willen begrijpen waarom hun werk ertoe doet. Iedereen wil dingen doen die betekenisvol zijn.
En dus vertrekken mensen als dat gevoel in hun werk ontbreekt.
Aan werkgevers dus de taak om hier van begin af aan op in te spelen.
In 2021 vroeg zorgorganisatie HVO Querido ons haar onboarding aansprekender te maken. De bestaande onboarding was gebaseerd op e-learning. Mensen gingen vooral individueel aan de slag.
Maar dit ‘losse eilanden’-principe werkt niet. Peter Derkx (2011), hoogleraar Humanisme en Levensbeschouwing, noemt verbondenheid als een van de belangrijkste zingeving- behoeften. Zingeving gaat namelijk in grote mate niet over jezelf, maar over de ander. Wat dragen we bij aan het leven van de ander, aan het grote geheel? Hoe voelen we ons met de ander verbonden?
Mensen zijn sociale wezens
Sterke sociale netwerken zijn belangrijk voor lichaam en geest. Het tegenovergestelde is ook waar: eenzaam zijn maakt ongezond en ongelukkig. Chronisch eenzaam zijn is net zo slecht voor je gezondheid als het roken van vijftien sigaretten per dag (Verhagen, 2018).
Een kort uitstapje naar de andere kant van de wereld. Op het eiland Okinawa in Japan behoren de inwoners tot de gezondste en gelukkigste mensen ter wereld. Okinawa is één van de zeven zogenaamde Blue Zones: de plekken in de wereld waar mensen het oudst en gelukkigst worden.
De Okinawanen leven heel anders dan de rest van de Japanners. Mensen ondersteunen elkaar door middel van zogenoemde moai: sterke sociale netwerken, die diepgeworteld zijn in de cultuur. Het zijn groepen mensen die een langdurige relatie aangaan rondom een gemeenschappelijke interesse of voorgeschiedenis. Zo zijn er moai rondom slow food en boeken, maar ook rondom oud-collega’s en schoolvrienden (National Geographic, 2022).
Volgens Live Science worden ruwweg elke zeven jaar de helft van al je vrienden vervangen. Moai, daarentegen, bestaan soms wel langer dan 90 jaar.
Wat heeft dit te maken met Onboarden?
Het concept van moai laat zien waar een Onboarding over zou moeten gaan. En ook: waar het níet over zou moeten gaan.
Nieuwe werknemers hoeven niet volgestopt te worden met kennis. Sterker nog: dat schrikt alleen maar af. Al die informatie kómt wel. Natuurlijk is het belangrijk dat mensen weten waar ze dingen kunnen vinden. Dat ze genoeg informatie hebben om aan het werk te kunnen gaan. Maar de rest kan wachten. Prop mensen dus niet vol met alle ins and outs van onkostendeclaraties, software, pensioenregelingen, nee:
Zet in op verbinding. Zodat mensen voelen dat het zin heeft wat ze doen
Stel je voor: je mag meekijken met een nieuwe medewerker, die ’s avonds op de bank haar partner vertelt over haar Onboarding. Wat zie je, wat hoor je? Dat ze moeiteloos de kernwaarden van je bedrijf oplepelt? Dat ze van A tot Z het huishoudelijk reglement kent? Of… zie je liever haar ogen twinkelen als ze vol trots praat over jouw bedrijf en wat ze daaraan hoopt bij te dragen?
Verbinding zorgt voor die twinkeling. Volgens onderzoek van adviesbureau BetterUp (2022) zorgt een gevoel van verbinding voor 56% betere werkprestaties, 50% daling van het personeelsverloop en 75% minder ziekteverzuim.
Verbinding zorgt ervoor dat mensen zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelen: pas in connectie met anderen worden persoonlijke talenten zichtbaar. Daardoor krijgen mensen inzicht in wie ze zijn en waar ze goed in zijn. Zo ervaren ze wat zij kunnen betekenen in het grotere geheel. En nemen daar eigenaarschap in omdat ze begrijpen dat hun prestaties ertoe doen; dat anderen hen nodig hebben.
Dat zij écht iets kunnen bijdragen.
Verbinding is de kern van boarden
Voor HVO Querido ontwikkelden we het 100-dagenboek met als doel: in de eerste 100 dagen kennismaken met de organisatie, je collega’s en cliënten. Tijdens het ‘kennismakingsontbijt’ kun je gezellig een boterham eten met je nieuwe collega’s en vervolgens bij hen op bezoek gaan. Gedurende het hele programma krijg je steun van je buddy: een van je ervaren collega’s. Met elke opdracht verzamel je informatie, waarmee je QR-codes kraakt en beloningen kunt verdienen. Zoals een koffiebon om samen met een collega van een kop koffie te genieten. Met elke complete QR-code word je meer en meer onderdeel van de organisatie. Het 100-dagenboek werd begin 2022 gelanceerd. Met resultaat: inmiddels zijn er honderden nieuwe medewerkers succesvol geland binnen de organisatie en is de vijfde herbestelling in de maak.
Waarom playful onboarden?
Spel is bij uitstek geschikt voor het ontwerpen van een goede onboarding. Een goed spel zorgt ervoor dat je als vanzelf alle belangrijke informatie tot je neemt. Precies op het juiste moment en op de juiste plek.
Terug naar Pinks framework voor intrinsieke motivatie: autonomie, meesterschap en zingeving. Dit zijn ingrediënten die van nature terugkomen in games:
“In a good game, we feel blissfully productive. We have clear goals and a sense of heroic purpose. More important, we’re constantly able to see and feel the impact of our efforts on the virtual world around us (McGonigal, 2011).”
Spel vertelt mensen niet hoe het zit, maar laat het hen zelf uitvinden. Dat is bewezen effectief, zorgt voor verbinding én is vooral ook heel erg leuk.
Zo ontwikkelden we voor NS Retail in Utrecht een spel waarin je de NS en je collega’s leert kennen in een race tegen de klok. In teams rennen nieuwe medewerkers de ruimte door en doen opdrachten. Bijvoorbeeld: beeld de vier kernwaarden van de NS Retail uit; ontcijfer een rebus over koffie, en reken zo snel mogelijk uit hoeveel wisselgeld je terug moet geven aan de klant. Mensen helpen elkaar vooruit en leren elkaar razendsnel kennen. Er wordt gerend en gelachen, gejuicht en gebaald. Na amper een uur staan de teams als een huis. En staan ze te springen om nog eens te mogen.